รูปภาพหัวข้อบทความเรื่องวารสารข่าวจากฝ่ายสำนักงาน นางสาวพรวิมล คูณขุนทด ผู้เขียน

 

          ในสังคมปัจจุบัน การดำเนินธุรกิจหรือการบริหารจัดการองค์กรของหน่วยงานต่างๆ  งานธุรการ ถือว่าเป็นกลไกสำคัญส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อนองค์กร ที่หน่วยงานต่างๆจะขาดไปหรือไม่มีไม่ได้  เพราะงานธุรการเปรียบเสมือนบันไดขั้นแรกของการทำงานของหน่วยงานในทุกระดับ ซึ่งต้องใช้การสื่อสารเป็นสื่อกลางในการปฏิบัติงาน โดยงานธุรการจะทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการสื่อสารระหว่างคนภายในองค์กร เช่น หัวหน้ากับลูกน้องหรือพนักงานภายในองค์กร ในลักษณะรูปแบบของคำสั่ง ประกาศ ระเบียบข้อปฏิบัติ หรือสารประเภทต่างๆเพื่อนำไปสู่การทำงาน นอกจากนั้นยังมีการสื่อสารระหว่างภายนอกองค์กร เช่น การสื่อสารระหว่างหน่วยงาน  หน่วยงานกับชุมชน เป็นต้น

           งานฝ่ายธุรการ เป็นงานที่มีขอบข่ายงานและหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่กว้าง เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลงานเอกสารต่างๆ การติดต่อประสานงานภายใน และนอกองค์กร การจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร การจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น และยังรวมถึงการสนับสนุนงานทำงานของฝ่ายงานอื่นๆ ให้สามารถดำเนินงานได้  และในการปฏิบัติหน้าที่ตำแหน่งพนักงานธุรการจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่ได้อย่างดี และมีคุณภาพ จะต้องมีทักษะในการติดต่อสื่อสาร มีการประสานงานที่ดี มีความคล่องแคล่ว มีไหวพริบ  มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี และมีอัธยาศัยที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน 

          เมื่อเราได้รู้จักคำจำกัดความของคำว่า “ธุรการ” แบบย่อๆกันแล้วต่อมาเราจะมาทำความรู้จักกับงานธุรการของสำนักหอสมุดเบญญาลัย  ที่มีขอบข่ายการทำงานที่ค่อนข้างกว้าง ไม่ว่าจะเป็นงานรับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณ  งานการประชุม  งานบุคลากร งานการเงินและบัญชี งานติดต่อประสานงาน  ซึ่งในแต่ละงานที่รับผิดชอบนั้นมีลักษณะทำงานและความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน ดังนี้

          เริ่มต้นที่ งานสารบรรณ  ซึ่งมีความหมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร ตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง  การเก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสาร  ในส่วนงานเบญญาลัยนั้นคือการลงทะเบียนรับ - ส่ง หนังสือภายในและภายนอกองค์กร และการร่างหนังสือโต้ตอบ และการจัดเก็บเอกสาร ในส่วนงานการประชุมของสำนักหอสมุดเบญญาลัยนั้น จะรับผิดชอบเกี่ยวกับระเบียบวาระการประชุม การจัดทำหนังสือเชิญ และการบันทึกการประชุม การจัดทำรายงานการประชุม นำเรียนต่อผู้บริหารทราบ  งานบุคลากรคือการรับผิดชอบงานด้านสถิติการขาดลามาสายของพนักงานสำนักหอสมุดเบญญาลัย การจัดทำประวัติพนักงาน การจัดเตรียมเอกสารสำหรับประเมินความดีความชอบประจำปี รวมถึงงานสวัสดิการพนักงาน  งานการติดต่อประสานงาน ซึ่งเป็นงานหลัก เพราะการติดต่อประสานงานเป็นสิ่งที่สำคัญ ไม่ว่าการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานในสำนักหอสมุดเบญญาลัย เพื่อการปฏิบัติงานให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน  หรือการติดต่อประสานงานภายนอกองค์กร ในส่วนของงานที่ได้รับมอบหมายเพิ่มเติมคือ งานการเงินและบัญชี เป็นการรับผิดชอบในส่วนของการเบิกจ่ายงบประมาณในแต่ละเดือนของสำนักหอสมุดเบญญาลัย  เพื่อให้เป็นไปตามแผนงบประมาณ การจัดทำรายงานการเงินและบัญชี การบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ

          ากหน้าที่ความรับผิดชอบงานธุรการของสำนักหอสมุดเบญญาลัย มีการทำงานที่หลากหลาย แต่ก็ถือว่าเป็นความท้าทายอย่างหนึ่ง แต่ต้องอาศัยความอดทน มุ่งมั่นในการทำงาน อีกทั้งต้องมีความคล่องแคล่ว มีใจรักงานบริการ ใจเย็น เข้ากับบุคคลอื่นได้ง่าย สามารถประสานงานระหว่างบุคคล หรือระหว่างองค์กรได้เป็นอย่างดี แต่ไม่ว่าจะเป็นการทำงานในฝ่ายงานใด มีความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน แต่ก็ล้วนแล้วแต่มีส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้สามารถเดินต่อไปข้างหน้าได้  และที่สำคัญการมีทัศนคติด้านบวก จะทำให้เพิ่มความสุขในการทำงานให้มีมากขึ้น ย่อมส่งผลดีต่อความเจริญก้าวหน้าขององค์กรหรือหน่วยงานนั้นๆ

ผู้เขียนขอยกตัวอย่าง การใช้ธรรมะกับการทำงานให้มีความสุข ของโครงการพัฒนาศักยภาพบุคลากรเพื่อการพัฒนา จัดโดย สถาบันพระบรมราชชนก สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข

 “ทำอย่างไร จึงจะมีความสุขในการทำงาน” หรือ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คือ จะสร้างบรรยากาศในการทำงานให้คนทำงานมีความสุขและผลงานมีประสิทธิภาพในลักษณะ “งานสัมฤทธิ์ ชีวิตรื่นรมย์” ได้อย่างไรในฐานะเมืองไทยเป็นเมืองพุทธ ประชาชนส่วนใหญ่นับถือศาสนาพุทธ แนวคิดที่ถูกนำเสนอหรือ หยิบยกขึ้นมาพูดกันมากก็คือ การนำ “ธรรมะ” หรือ หลักธรรมของพระพุทธศาสนามาประยุกต์ใช้เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานที่พึงประสงค์ คือ งานสัมฤทธิ์ ชีวิตรื่นรมย์ ดังกล่าว โดยให้ความสำคัญกับชุด “ธรรมะ” ที่เกี่ยวข้องกับการทำหน้าที่ตามบทบาทของแต่ละคนที่เป็นอยู่ในหน่วยงาน/องค์กร คือ ผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงาน/ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือ ผู้ร่วมงาน ทั้งนี้ ก็เพื่อให้แต่ละคนรู้จัก “ทำหน้าที่” ตามบทบาทของตนได้อย่างถูกต้อง ชีวิตของผู้คนในหน่วยงาน/องค์กรก็จะมีความหมาย และบรรยากาศในองค์กรก็จะเป็นมิตรและร่มเย็นเป็นสุขตลอดไป