เขียนและเรียบเรียง โดย นายพีระ พิลาฤทธิ์

G Suite คือ บริการสำหรับการใช้งานข้อมูลต่าง ๆ ในรูปแบบของระบบคลาวด์ (Cloud) ซึ่งเหมาะสำหรับผู้ใช้งานภายในองค์กรที่มีความยืดหยุ่นในการทำงานสูง โดยระบบ G Suite จะทำให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ออนไลน์ ภายใต้ข้อมูลของระบบคลาวด์ (Cloud) จึงสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านทุกอุปกรณ์ที่รองรับการใช้งานทั้งหมด โดย G Suite มีฟังก์ชั่นการใช้งานที่มากกว่าเป็นเพียงการใช้งาน [email protected] อย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังมีบริการเสริมอีกมากมาย เพื่อรองรับรูปแบบการทำงานขององค์กรได้อย่างดีเยี่ยม อาทิเช่น

• Google Sheets : Sheets เป็นระบบที่พัฒนาโดย Google เพื่อใช้งานสำหรับการสร้างตารางข้อมูล และสามารถใชสูตรคำนวณข้อมูลในตารางได้ ซึ่งเหมือนการใช้งานผ่านโปรแกรม Microsoft Excel โดย Google Sheets สามารถแชร์ข้อมูลให้คนอื่นสามารถมองเห็น แก้ไข หรือคอมเม้นข้อมุลในเอกสารพร้อมกันได้เลยแบบ Real Time และสามารถใช้งานผ่าน Browser ได้เลยโดยไม่ต้องลง Software ในการใช้งาน

• Google Calendar
• Google Plus
• Google Drive: Google Drive เป็นระบบจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ในที่เดียว โดยเป็นระบบการทำงานแบบ cloud ทำให้สามารถจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ ได้ทุกผ่านทุกอุปกรณ์ ทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต

• Google Gmail
• Google Meet
• Google Voice
• Google Contact
• ETC

G suite ทำอะไรได้บ้าง

use-sheets-document-slide

hangouts-meet

G Suite ที่หลายท่านรู้จัก อาจเป็นเพียงแค่การใช้งาน [email protected] เท่านั้น ซึ่งจริง ๆ แล้ว Email เป็นฟังก์ชั่นเพียงส่วนหนึ่งของ G Suite เท่านั้น โดยในบทความนี้เราจะมาแนะนำ ฟังก์ชั่นการใช้งานของ G Suite ทั้งหมดให้ลูกค้าได้ทราบว่า G suite ยังมีฟังก์ชั่นการใช้งานอื่น ๆ ที่น่าสนใจอีกมากมาย

Features Mode Connect

Gmail

ระบบอีเมล ภายใน [email protected] ที่ทำให้คุณสามารถใช้งานอีเมลภายใต้โดเมนชื่อองค์องค์ของตนเองได้ ผ่าน Server ระดับโลกของ Gmail ทำให้คุณมั่นใจได้ถึงระบบที่เสถียร และไม่พลาดการติดต่ออีเมลธุรกิจที่สำคัญ โดยสามารถใช้งานผ่านได้ทุกอุปกรณ์ หรือใช้งานบน Web Browser ที่มี Interface เช่นเดียวกันกับ [email protected] ที่ท่านคุ้นเคยก็สะดวกยิ่งขึ้น

calendar

เป็นการจัดการระบบปฏิทิน และตารางนัดหมายอัจฉริยะ ใช้งานได้ผ่านทุก Platform   สามารถสร้าง และแชร์ปฏิทินของตนเองให้กับผู้อื่นได้ และสามารถตรวจสอบ Timeline ของพนักงานภายในองค์กร เพื่อการจัดการโครงสร้างงานในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

google+

เปรียบเสมือนเป็น Social Network ที่สร้างมาสำหรับองค์กรของท่านโดยเฉพาะ สามารถแชร์ไอเดีย หรือแสดงความคิดเห็นได้ภายในองค์กรของท่านเอง ซึ่งมีความปลอดภัยสูง สามารถตั้งสถานนะเป็น Public หรือ Private ได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน

hangout chat

ระบบ Chat Room ที่สร้างขึ้นสำหรับการใช้งานเฉพาะองค์กรของท่าน สามารถรับ-ส่งข้อความ และไฟล์จาก Google Drive ได้  รองรับทั้งหมด 28 ภาษา ห้องแชทแต่ละห้องรองรับสมาชิกได้สูงสุด 8,000 คน

hangout meet

การประชุมทางวิดีโอสำหรับธุรกิจ ที่ทำให้คุณสามารถเข้าร่วมประชุมออนไลน์ ได้ทุกทีทุกเวลา สามารถทำงานได้ผ่านอุปกรณ์มือถือ iOS และ android โดยไม่ต้องใช้ plug in อื่นให้ยุ่งยาก เพียงแค่ตั้งค่าการประชุมแล้วแชร์ลิงก์ ไปยังผู้เข้าร่วมประชุม ก็สามารถใช้งานได้เลย

Features Mode Create

Document

เป็นระบบสำหรับสร้าง หรือ แก้ไขไฟล์เอกสารทั่วไปได้แบบ Real Time โดยไม่จำเป็นต้องมีการติดตั้ง Software เพียงการใช้งานผ่าน Web Browser  และสามารถทำงานในเอกสารฉบับเดียวกันร่วมกับกับบุคคลที่เราแชร์ Link  ได้

sheets

สเปรดชีตอัจฉริยะ ที่สามารถสร้างตารางข้อมูล เสมือนทำงานผ่าน Microsoft Excel ใช้งานได้ง่ายผ่าน Web Browser  สามารถทำงานร่วมได้ โดยไม่ต้องค้นหาไฟล์ให้ยุ่งยาก และสามารถ Export ไฟล์นำมาใช้งานกับ Microsoft ได้อย่างสมบูรณ์แบบ

Form

ฟังก์ชั่นทำให้คุณสามารถสร้างแบบสอบถาม และแบบฟอร์มได้อย่างง่าย และจัดส่งแบบฟอร์มให้ลูกค้าได้ในรูปแบบแบบสอบถามออนไลน์ ทำให้ง่ายต่อการจัดการ และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง

slide

ระบบสร้าง Presentation online ที่ใช้งานได้ ผ่าน Web Browser โดยไม่ต้องติดตั้ง Software ให้ยุ่งยาก ไม่ว่าจะทำงานอยู่ไหนก็สามารถทำได้ แม้งาน Presentation เร่งด่วนนอกสถานที่ ก็สามารถดึงข้อมูล จาก Google Drive มาใช้งานได้ทันที

sites

ฟังก์ชั่นการสร้างเว็บไซต์ที่มีประสิทธิภาพและสวยงาม โดยไม่จำเป็นต้องมี Web Development ก็สามารถสร้าง Site ที่สวยงามและ เนื้อหาของ Site จะช่วยปรับสามารถปรับเนื้อหาให้เหมาะกับการเรียกดูจากเดสก์ท็อป แท็บเล็ต และโทรศัพท์มือถือ อัตโนมัติ

App Maker

Application สำหรับองค์กร หรือธุรกิจ ที่สร้างได้ เพื่อนำมาใช้ในระบบธุรกิจ หรือพัฒนาแอปสำหรับการใช้งานในธุรกิจของท่าน เริ่มตั้งแต่กระบวนการออกแบบ UI เพื่อให้ง่ายต่อการ Developer

keep

เป็นระบบการจัดการ โน้ตบันทึกที่ทำให้ คุณสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย Keep ไม่ได้เป็นแค่โน้ตข้อความธรรมดาเพียงอย่างเดียวเท่านั้น ยังสามารถแนบไฟล์ภาพ ไฟล์เสียง และสามารถตั้งค่าแจ้งเตือนได้อีกด้วย

Features  Mode Access

Drive

ระบบที่ทำหน้าที่ เก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ในที่เดียวกัน สามารถจัดการไฟล์ข้อมูลในระบบ Cloud ที่ทำให้ทุกคนในองค์กรสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้จากทุกอุปกรณ์ ทุกที่ ทุกเวลา และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลของแต่ละหน่วยงาน ได้ด้วยการสามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานไฟล์ได้

google search

ฟังก์ชั่นการค้นหาข้อมูลสำหรับองค์กร  ไม่ว่าเป็นเป็นข้อมูลจากภายนอก หรือข้อมูลภายในองค์กรทั้งหมดที่มีข้อมูลอยู่ใน Drive  Calendar document sheets slide ก็จะแสดงผลข้อมูลทั้งหมดอย่างอย่างรวดเร็ว

G Suite เหมาะกับใคร

ระบบการทำงานของ G Suite  เหมาะกับใคร

ระบบของ G Suite ทำขึ้นเพื่อตอบสนองการใช้งาน Email ในธุรกิจซึ่งตอบโจทธุรกิจทุกประเภท เช่น

• ธุรกิจใหม่
• ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง
• ธุรกิจขนาดใหญ่

G Suite กับธุรกิจใหม่

• อีเมล @yourcompany

เป็นตัวบ่งบอกการสร้างธุรกิจและสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพด้วยอีเมลที่กำหนดเองซึ่งใช้โดเมนของบริษัท โดยสร้างอีเมลให้กับพนักงานในองค์กรที่อยู่ในรูปแบบของบริษัท เช่น test@yourcompany เป็นต้น

• เป็นมากกว่า Email เพราะระบบของ G Suite มีพื้นที่ให้ผู้ใช้งานมากถึง 30 GB  รวมถึงการแชร์ไฟล์และการประชุมทางวัดีโอคอลซึ่งจะมีการ Support ของเจ้าหน้าที่ตลอด 24 ชม.
• ปลอดภัย มั่นใจได้ ซึ่ง Server มีความเสถียรสูงไม่ว่าจะมีการใช้งาน email พร้อมกันและมีการป้องกันเรื่อง email ขยะรวมถึงการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันข้อมูลบริษัทหายหรือการรั่วไหลของข้อมูลในธุรกิจ

G Suite กับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

โดยทั่วไปการทำงานในองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางจะมีบุคลากรในองค์กรพอสมควร G Suite จะเข้ามาเป็นเครื่องมือที่ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานเช่น การส่งเอกสารผ่าน Google Docs แทนการส่งเอกสารโดยปริ้นออกมาหากมีการแก้ไขจะได้แก้ไขก่อนการปริ้นถือว่าตอบโจทย์ได้ดีมากในการดำเนินงานองค์กร หรือธุรกิจ

• สามารถนำ Gmail ส่วนตัวมาใช้กับการทำงานได้ เนื่องจากระบบของ Google นั้นจะสร้างการกรองที่มากขึ้นเพื่อลดปริมาณ email ขยะซึ่งทำให้สามารถนำ email ส่วนตัวมาใช้กับการทำงานได้
• เก็บและแชร์ไฟล์ สามารถเก็บไฟล์หรือข้อมูลต่างๆไว้บน Google Drive เพื่อป้องกันการหายหรือการโจรกรรมข้อมูลรวมถึงการแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ผ่านระบบ Cloud
• ทำงานจากที่ไหนก็ได้ แค่มีระบบ internet การทำงานนอกสถานที่ถือว่า G Suite เข้ามาตอบโจทย์เป็นอย่างมากเพราะข้อมูลทั้งหมดสามารถฝากไว้บนระบบ Google Drive ซึ่งจะต้องการทำงานเมื่อไร ที่ไหน ก็ย่อมสามารถทำได้
• ความปลอดภัยธุรกิจ ระบบของ G Suite จะมีการรักษาความปลอดภัยของผู้ใช้งานหรือองค์กรอยู่เสมอถึงแม้จะมีการเปลี่ยนพนักงานหรือบุคคลภายในองค์กร
• ดูแลระบบ IT ได้ง่าย โดยการกำหนดหน้าที่ของบุคคลากรได้ง่ายโดยไม่ต้องกังวลเรื่องซอฟต์แวร์ใดๆ
• ใช้งานกับประเภทไฟล์อื่นๆได้ เช่น ไฟล์ Microsoft word, Microsoft power point สามารถเปิดใน Google Docs, Google Slide ได้และยังสามารถแชร์ไฟล์ให้กับผู้ที่ไม่ได้ใช้ระบบ G Suite ได้อีกด้วย

G Suite กับ องค์กร หรือธุรกิจขนาดใหญ่

สร้างนวัตกรรมร่วมกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

G Suite ช่วยให้องค์กรพัฒนาไปด้วยกันอย่างรวดเร็ว โดยใช้แอปที่ชาญฉลาดในระบบคลาวด์เพื่อการทำงานร่วมกันจากทุกที่แบบเรียลไทม์โดยการเก็บและแชร์ไฟล์ สามารถเก็บไฟล์หรือข้อมูลต่างๆไว้บน Google Drive เพื่อป้องกันการหายหรือการโจรกรรมข้อมูลรวมถึงการแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ผ่านระบบ Cloud และยังช่วยในเรื่องการตัดสินใจต่างๆในการดำเนินงานขององค์กร หรือธุรกิจ

        สำนักหอสมุดเบญญาลัยได้รับมอบหมายจากรองผู้อำนวยการฝ่ายกิจการพิเศษให้ดำเนินการจัดตั้งระบบเพื่อรองรับด้านการเรียนรู้ การปฏิบัติงาน การจัดเก็บข้อมูลและการประชุมของมูลนิธิฯ ทุกสาขาในอนาคต เพื่อนำเอาระบบที่มีอยู่แล้วซึ่งไม่มีค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่แต่อย่างใด มาใช้งานเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อมูลนิธิฯต่อไป

สิ่งที่มูลนิธิฯจะได้รับในอนาคต หากว่านำระบบนี้มาใช้ คือ อีเมล์สำหรับการใช้งานติดต่อสื่อสาร หรือ Login เข้าระบบในนามชื่อองค์กรเช่น ชื่อผู้ใช้งาน ตามด้วย @cfbt.or.th

• Google Sheets สามารถช่วยด้านการคำนวน
• Google Calendar จัดการปฏิทิน ตารางนัดหมาย
• Google Plus ใช้ในการสื่อสารภายในองกร
• Google Drive แบบไม่จำกัดพื้นที่ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• Google Gmailใช้ในการรับส่งอีเมลล์ด้วยชื่อโดเมนในรูปแบบมูลนิธิฯ เช่น cfbt.or.th Benyalai.org เป็นต้น
• Google Meet ใช้สำหรับประชุมทางไกล
• Google Voice คือบริการโทรออกรับสาย รวมถึงรับข้อความและข้อความเสียงได้
• Google Contact ใช้สำหรับจัดการข้อมูลที่อยู่ หรือข้อมูลส่วนตัวของบุคคลนั้น ๆ

Google Class room ใช้ในการจัดการเรียนการสอน เป็นต้น

นอกจากนี้ยังมีบริการอื่น ๆ จาก google อีกมากมายทำให้การดำเนินงานของมูลินิธิฯ ในยุคดิจิทัลเป็นไปด้วยความสะดวกสบายลดความเสี่ยงด้านการสูญเสียข้อมูลองค์กร เพิ่มศักยภาพด้านการติดต่อสื่อสาร การประชุมทางไกลของมูลนิธิฯ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ซึ่งในขณะนี้กำลังอยู่ในช่วงการดำเนินงานเพื่อจัดทำระบบดังกล่าว ถ้ามีความคืบหน้าอย่างไรจะแจ้งให้ทุกท่านทราบเพื่อขอรับบริการระบบต่อไป